1. Établir une charte d’utilisation des outils numériques
Une charte d’utilisation des outils numériques permet de définir les règles d’utilisation des équipements professionnels (ordinateurs, smartphones, messageries, logiciels) et des ressources numériques (réseaux, données).
Cette charte doit préciser :
- Les usages autorisés et interdits (ex. : utilisation à des fins personnelles).
- Les règles de sécurité (ex. : ne pas partager les identifiants, éviter les téléchargements non autorisés).
- Les modalités de contrôle par l’employeur, dans le respect de la vie privée des salariés.
La charte peut être intégrée au règlement intérieur ou mise à disposition comme document annexe, mais elle doit être validée par le Comité social et économique (CSE) et portée à la connaissance des salariés.
2. Sensibiliser et former les salariés
Les employés doivent être informés des risques numériques (phishing, malwares, pertes de données) et des bonnes pratiques à adopter, comme :
- Reconnaître les e-mails frauduleux.
- Utiliser des mots de passe complexes et les renouveler régulièrement.
- Protéger les données sensibles et éviter leur stockage sur des outils non autorisés.
Des formations régulières ou des campagnes de sensibilisation renforcent l’efficacité des mesures de sécurité.
3. Mettre en place des outils techniques de sécurité
L’entreprise doit déployer des outils adaptés pour limiter les risques :
- Antivirus et pare-feu : Pour protéger les systèmes contre les logiciels malveillants.
- Contrôle des accès : Limiter l’accès aux données sensibles selon les fonctions des salariés.
- Sauvegardes régulières : Assurer une copie des données en cas de cyberattaque ou de panne.
- Chiffrement des données : Sécuriser les communications et les fichiers sensibles.
En cas de télétravail, il est essentiel de fournir un accès sécurisé aux outils via des VPN (réseaux privés virtuels).
4. Respecter la réglementation sur la vie privée
Les contrôles de l’utilisation des outils numériques par l’employeur doivent respecter le RGPD (Règlement général sur la protection des données) et les droits des salariés.
- Les données enregistrées doivent être limitées à ce qui est nécessaire pour garantir la sécurité ou surveiller la productivité.
- Les salariés doivent être informés de la mise en place des outils de contrôle (ex. : enregistrement des logs, surveillance de l’utilisation d’internet).
- Les contrôles ne doivent pas porter atteinte au respect de la vie privée des salariés, notamment sur leur utilisation personnelle des outils.
5. Préparer un plan de gestion des incidents numériques
En cas de problème (cyberattaque, vol de données), l’entreprise doit réagir rapidement :
- Identifier l’incident et les données affectées.
- Alerter les autorités compétentes si nécessaire (CNIL en cas de fuite de données).
- Informer les salariés des mesures prises et, si besoin, fournir une assistance technique.
Un plan de gestion des crises numériques (PCA, plan de continuité d’activité) permet de limiter les impacts sur l’entreprise.
